وب سایت علیرضا صائبی وبلاگ علیرضا صائبی
« حکایاتی از قراردادهای فناوری اطلاعات . بخش هفتم
قدم هفتم: در اولین زمان ممکن، صورت وضعیت را در فرمت مورد قبول کارفرما ارسال نموده و در حد توان پیگیری کنید.
سال ۱۳۸۱پروژه‌ای داشتم که مدیر پروژه آن آقای دکتری بود بسیار با شخصیت و محترم. همیشه مرا با عنوان آقای مهندس صائبی خطاب می‌کرد و (با توجه به اینکه بسیار محترم بود) چنان شخصیتی برای من و همکارانم قائل می‌شد که اصولا خجالت می‌کشیدیم درباره پول و صورت وضعیت با ایشان صحبت کنیم و حدود شش ماه بود که کار را تحویل داده بودیم و صورت وضعیت مختصری هم فرستاده بودیم و یکی دو باری هم پیگیری کرده بودیم … تا اینکه زد و دکتر ارتقاء جایگاه پیدا کردند و مسئول بعدی اصولا فرم‌ها و رویه‌های گردش عملیات و تسویه حساب با پیمانکاران را بازطراحی کرد و حاصل این ارتقاء، ۹ ماه تاخیر (بعد از شش ماه) در تسویه حساب ما بود …
برای ارائه صورت وضعیت (یا فاکتور) پیش از هر چیز توصیه می‌کنم از نماینده مربوطه در سازمان یا شرکت کارفرما سوال کنید آیا فرمت خاصی برای آن دارند یا نه؟ اگر داشتند که در فرمت خود ایشان و اگر فرمت خاصی نداشتند از نماینده کارفرما بپرسید که چه مواردی برای ایشان در صورت وضعیت مهم است و مکاتبه‌ای با همان محتوا را تهیه و برای ایشان ارسال کنید. برای مثال معمولا یک صورت وضعیت حاوی موارد زیر است:
بعد با چند تماس تلفنی یا مراجعه حضوری موثر مطمئن شوید کارفرما یا نماینده کارفرما یا اداری و مالی کارفرما یا هر کسی که قراراست با شما تسویه حساب کند، برای پرداخت حق‌الزحمه شما نیاز به هیچ سند، پیوست، مکاتبه، صورتجلسه یا هر چیز دیگری ندارد و همین مکاتبه‌ای که انجام شده برای تسویه حساب کافیست. حالا موعد پرداخت رسیده و همانطور که در قدم سوم عرض کردم، منتظر شنیدن عباراتی که در آن بخش ذکر کردم، باشید.
پیگیری موثر شما، کلید طلایی تسویه حساب است. به یاد دارم سال‌هایی نه چندان دور خانم همکاری داشتم که پیگیری او عبارت بود از این مکالمه: “الو … سلام … حال شما خوبه … زنگ زدم بپرسم مراحل پرداخت ما انجام شده؟ … آها … بله … متوجه شدم … ممنون … پس من هفته دیگه زنگ میزنم … آقای صائبی … میگن آقای دکتر گفتن که … حالا شما هفته دیگه زنگ بزنید ببینید به کجا رسیده …” بعد یک روز از ایشان پرسیدم چند بار برای پیگیری تسویه حساب با وزارت … تماس گرفتی … گفت: “۴۳۰ بار زنگ زدم و رفتم و email زدم …!!” … فکر می‌کنم منظور مرا از پیگیری موثر دریافته باشید. واقعیت آنست‌که بعضی از کارفرمایان برای تسویه حساب به مراجعه حضوری عادت دارند … بنابراین یا شخصا زحمت مراجعات را بکشید و یا نماینده‌ای با قابلیت پیگیری موثر را مامور پیگیری کار تا حصول نتیجه کنید. فراموش نکنید تسویه حساب زمانی انجام شده است که سه روز از واریز وجه مربوطه به حساب شما گذشته باشد … شما نمی‌توانید عباراتی همچون “امضاهاش تموم شده و منتظر صدور چکه …” و یا “چک رو کشیدن فقط منتظرن فلانی از مسافرت برگرده …” و نظیر این را بعنوان حقوق و دستمزد پرداخت کنید.
اصولا پیشنهاد می‌کنم تا جایی بدون پول گرفتن کار کنید که احساس نکنید متضرر شده‌اید. آنگاه کار انجام شده را تسویه کنید و سپس بقیه کار را ادامه دهید. این جمله به این معنی است که هیچگاه کاری نکنید که بعدا در جلسه‌ای بگویید من اصلا اشتباه کردم وقتی شما فاز اول را تسویه نکرده بودید فاز دوم را شروع کردم.
اگر گاهی اوقات در میانه یک فاز نیاز به نقدینگی داشتید (یا نداشتید ولی دوست داشتید تا اینجای کار که یک بخشی از محصول تحویل شده را با کارفرما تسویه حساب کنید، می‌توانید گوشی تلفن را برداشته و با نماینده کارفرما تماس گرفته و درخواست علی‌الحساب کنید. در اکثر موارد ایشان تائید می‌کنند و شما بخشی از سهم آن فاز از قرارداد را دریافت می‌کنید. مجددا یادآوری می‌کنم … جای حق‌الزحمه شما در “حساب شما” امن‌تر است تا در حساب‌های کارفرما! حتی اگر آن را خرج نکنید …
در پایان کار نیز امیدوارم بتوانید رضایت‌نامه اجرای پروژه خود را از کارفرما دریافت نموده و چیزی شبیه لوح تقدیر را از قول کارفرما برای خود بنویسید و از ارشدترین مقام کارفرما بخواهید تا آن را برای شما امضاء کنند و در کارنامه خود بگذارید که قطعا در قراردادها و همکاری‌های بعدی تاثیر زیادی خواهد داشت. همچنین در پایان کار، یک جشن کوچک برای اعضاء تیم پروژه می‌تواند قدردانی کوچکی از زحمات ایشان باشد.
امیدوارم در این هفت بخش توانسته باشم بخشی از نکات مربوط به پیش‌برد قراردادهای خدماتی در حوزه فناوری اطلاعات را برای همراهان عزیز Saebi.ir بیان کرده باشم تا انشاءالله همکاری بهتری با کارفرمایان خود، علی‌الخصوص کارفرمایان دولتی داشته و نتایج و احساس بهتری از انجام پروژه‌های خود داشته باشند. از دوستان عزیزم که صاحب تجربه و دانش در این زمینه هستند، می‌خواهم که نظرات و تجارب خود را در این زمینه برای من ارسال کنند تا در ارتباط با این متن منتشر نمایم.
سلام خانم اشرفی ارجمند
از لطف شما متشکرم. سلامت و سربلند باشید
با عرض سلام
جناب آقای صائبی از سایت خوب و تجربیات با ارزشی که در اختیار همگان قرار می دهید سپاسگزارم.
تمامی مطالبی که شرح دادید بسیار مفید و بروز هستند. امیدوارم همیشه در زندگیتان موفق باشید.
سلامت باشید. از لطف شما متشکرم.
واقعا از شما بخاطر به اشتراک گذاشتن این مجموعه با ارزش از تجربیات خود سپاسگذارم.