وب سایت علیرضا صائبی وبلاگ علیرضا صائبی
« حکایاتی از قراردادهای فناوری اطلاعات . بخش ششم
قدم ششم: پیشرفت کار را بصورت هفتگی کنترل کنید.
از زمانی که توسط دوست عزیزم اسد صفری با Scrum آشنا شدم، لزوم برنامه‌ریزی در دوره‌های زمانی کوتاه را بیشتر درک کردم … روش جالبی است که توصیه می‌کنم حتما امتحان کنید … (با نیم نگاهی به Scrum) پیشنهاد می‌کنم هفته خود را اینطور طی کنید:
اول) هر هفته با اعضاء تیم پروژه دور هم بنشینید و بنویسید که هریک از اعضاء برای ساختن بخشی از محصول (مطابق قدم چهارم) قصد دارد چه کند؟ و دیگران چه نظری درباره این تصمیم او دارند؟
دوم) هر روز در جلسه بسیار کوتاهی مرور کنید که چقدر از برنامه‌ریزی اول هفته محقق شده است و در صورتی که مطابق برنامه پیش نرفته‌اید علت چه بوده و چه راه حلی برای آن پیشنهاد می‌کنید؟
سوم) آخر هفته کارهای انجام شده را جمع‌بندی کنید و اگر محصولی آماده تحویل دارید برای تحویل آن برنامه‌ریزی کنید و اگر ندارید در اولین قدم بعدی حتما یک بخش از محصول را برای تحویل آماده کنید.
چهارم) نماینده کارفرما (یا ناظر) را در جریان پیشرفت واقعی پروژه بگذارید تا هم در جریان موضوعات و مسائل مطرح در پروژه باشد و هم در صورت نیاز بتواند با هماهنگی‌هایی که انجام می‌دهد به این روند کمک کند.
یکی از آفاتی که در طول دوره کاری با آن روبرو بودم، برنامه‌نویسی پشت درهای بسته بود. به این معنی که معمولا چند جلسه‌ای با کارفرما صحبت می‌کردیم و بعد پشت درهای بسته شرکت مشغول برنامه‌نویسی می‌شدیم … بعضی اوقات چهار-پنج ماه خبری از ما در سازمان کارفرما نبود تا زمانی که محصولی آماده تحویل داشتیم و برای استقرار آن به سازمان کارفرما مراجعه می‌کردیم … این روند بسیار غلط بود.
پیشنهاد می‌کنم محصولات میانی پروژه را تا جایی که می‌توانید در محل کارفرما راه‌اندازی نموده و نتیجه آن را ببینید و یا از کاربران نهایی در مورد آن سوال کنید. نام آن را نیز “محصول میانی” بگذارید که کسی نتواند شما را به آزمون و خطا در محیط کارفرما متهم کند. در مورد شبکه و زیرساخت و سخت‌افزار و دیگر محصولاتی که از جنس خدمت هستند، نیز همین توصیه را دارم که:
«اجازه دهید نماینده(گان) کارفرما در دوره‌های زمانی کوتاه مدت از روند پیشرفت کار و محصولات میانی مطلع باشد.»
توصیه می‌کنم حتما از یک ابزار مدیریت پروژه / عملکرد (مانند پیرنگ) برای مدیریت امور استفاده کنید تا مطمئن باشید هیچ بخشی از کار گم نشده و یا از دید تیم خارج نشده است. همچنین بتوانید زمان‌بندی‌ها و رویه پیشرفت کار را از طریق گزارشات آن ابزار (مانند تصویر زیر) مانیتور کنید.
داشبورد وضعیت پروژه نرم‌افزار پیرنگ
پیشنهاد می‌کنم از تمامی جلسات صورتجلسه تهیه کنید و مصوبات آن را در پیش نویس دستور کار جلسه بعدی بنویسید. یکی از بهترین تجاربی که در این زمینه دارم، نوشتن همزمان صورتجلسه در ابزاری نظیر پیرنگ، در زمان جلسه است. به این معنی که در زمان جلسه، یک صفحه (فایل word یا صفحه نرم‌افزار پیرنگ یا هر ابزار مشابهی که بتوان صورتجلسه را در آن ثبت نمود) را روی ویدئو پروژکتور یا مانیتور بزرگ می‌انداختم و همزمان با بیان مطالب توسط اعضاء جلسه، تصمیم گرفته شده را در فایل ثبت نموده و در انتهای جلسه نسخه چاپ شده صورتجلسه را به حاضرین می‌دادم. از سوی دیگر بخشی از این مصوبات بعنوان دستور جلسات بعدی در همان زمان در نرم‌افزار ثبت می‌شد و در نتیجه جلسه بعد با دستور مشخصی آغاز شده و بصورتی هدف‌دار ادامه می‌یافت. برای اطلاعات بیشتر در مورد قالب یا محتویات صورتجلسه، می‌توانید در بخش تالیفات سایت Saebi.ir سند “کلیشه فرم صورتجلسه” را بیابید.
حکایاتی از قراردادهای فناوری اطلاعات . بخش پایانی »
